junio 13, 2024
Educación Negocios Tecnología e innovación

Trucos para usar Excel de una manera efectiva

Trucos que nos ahorran tiempo y esfuerzo

Excel no solo es importante para aquellas personas que manejan números y cifras. Es un programa que debemos de conocerlo y manejarlo, en cualquier profesión que tengamos. Por tal razón, es común que cuando redactamos nuestro CV, siempre tengamos que mencionar a Excel como una de nuestras habilidades informáticas. Pero, como todo software, existen trucos que debemos de conocer para que la vida se nos haga más fácil.

Uno de esos trucos de Excel es, sin lugar a dudas, saber cómo en una lista que hemos elaborado, quitar datos que se encuentren duplicados. Muchas veces al redactar alguna lista o relación de personas, productos u otros, introducimos dos veces un mismo dato. Para ello Excel nos ofrece una solución. Simplemente seleccionamos toda nuestra lista y nos vamos a la pestaña «Datos» y en las herramientas que se muestran elegimos «Quitar duplicados».

Un hacks para lista desplegables

cuadros de excel en una laptop

Prosiguiendo con el tema de las listas, que son muy frecuentes, supongamos lo siguiente. Un ama de casa ha elaborado una larga lista de compras que debe de hacer en el supermercado. Puesto que tiene la aplicación de Excel en su celular, le facilitaría mucho que esa lista sea desplegable. Es decir, que esa lista tuviera un nombre y al hacer clic en esa celda, se desplegara dicha lista. ¿Cuál sería uno de los trucos que podríamos emplear?

El siguiente hacks es muy útil. Hacer la lista en una columna. Luego ir a la pestaña «Datos» y luego a la herramienta «Validación de datos», en la ventana emergente, donde dice «permitir», elegir «lista». Donde dice «origen» hacer clic en el ícono de tabla y seleccionar (sombreamos toda la lista que se ha elaborado). En la ventana emergente, simplemente dar «aceptar» y se habrá creado una lista desplegable.

Solución, para tablas mal diseñadas

tablas de excel en una laptop

En nuestro siguiente ejemplo de supuestos, vamos a suponer lo siguiente. Alguien te ha enviado una tabla en donde aparecen una cantidad de cifras pero ordenadas en forma horizontal. Y tú necesitas, esa tabla, con las cifras ordenadas en forma vertical para poder realizar una suma, por ejemplo. ¿Cuál de los trucos de Excel podemos aplicar?

Bueno, lo primero sería hacer un reclamo a la persona que nos ha enviado esa tabla mal elaborada. Lo segundo es que vamos a tener que echar mano de una herramienta muy eficaz de Excel. primero seleccionamos todos los datos de esa tabla mal elaborada y presionamos Ctrl +C (copiar). Luego eliges una celda y haces clic. Finalmente, estando en la pestaña «Inicio», veremos que se encuentra el ícono «Pegar», con una flechita de despliegue. Desplegar las opciones y elegir el ícono que al pasar el mouse dice» Transponer». Hacer clic y ¡listo! Se hizo el milagro. La tabla ha quedado perfectamente distribuida en forma vertical.